Utilizarea corectă a aplicaţiilor de calcul tabelar, indiferent de pachetul Office în care este inclusă presupune înţelegerea corectă a unor termeni ce definesc componente de bază: foaie de calcul, registru de calcul, celula, rand, coloana, adresa, formulă, functie.

Foaia de calcul (Sheet) reprezintă principalul instrument al aplicaţiei în care utilizatorul inserează şi prelucrează date. Interfaţa are forma unei matricei, sau tabel, ce poate avea maxim 65536 de rânduri şi 256 de coloane.

Foaia de lucru conţine date corelate între ele prin semnificaţie sau funcţie şi se formatează în cele mai multe cazuri astfel încât să simuleze un document de tip formular ce este utilizat în practica domeniului respectiv. De exemplu, utilizatorul defineşte foia de calcul asociată listei clienţilor curenţi, unei facturi sau stocului de produse.

La nivel de foaie de calcul, se aplică prelucrări doar asupra datelor existente în această componentă. La nivel de registru, se pot efectua calcule asupra datelor din mai multe foi de calcul.

Fiecare foaie de lucru se identifică unic printr-un nume. Selectarea unei foi de lucru se face prin intermediul barei de tab-uri din partea inferioară a ferestrei de lucru, figura 2.

Inserarea unei noi foi de lucru se realizează prin intermediul opţiunii Insert → Workshet din meniul aplicaţiei Excel.

Registrul de calcul (Workbook) reprezintă totalitatea datelor dintr-o sesiune de lucru. Prin analogie registrul de calcul reprezintă o carte în interiorul căreia se găsesc mai multe foi de calcul. La un moment dat, un registru de calcul trebuie să conţină minim o foaie de calcul pentru a putea fi considerat valid.

Această componentă permite gestiunea eficientă a foilor de calcul deoarece:

• foile de calcul devin active în orice moment prin selectarea unui singur buton;
• se pot efectua prelucrări de date la nivelul tuturor foilor de calcul din registru prin utilizare de valori aflate în locaţii diferite.

Deschiderea unui nou registru de calcul se realizează din meniul aplicaţiei Microsoft Excel 2003 prin opţiune File→New.

Rândul (Row) este parte componentă a foii de calcul. Este utilizat pentru a realiza o separare vizuală a datelor de prelucrat şi pentru a facilita identificarea diferitelor valori. Aplicaţia Microsoft permite definirea a maxim 65536 de rânduri identificare prin numere în intervalul [1;65536].

Coloana (Column) este parte componentă a foii de calcul. Asemenea rândului, foloseşte la separarea şi identificarea valorilor. În Excel sunt permise maxim 256 de coloane identificate prin simboluri din alfabetul latin. Primele 26 de coloane sunt numite cu litere cuprinse în mulţimea {’A’, ‚’B’, …, ‚’Z’}, iar restul reprezintă combinaţii de câte două simboluri cuprinse în mulţimea {’AA’,’AB’, …, ’IU’, ’IV’}. Figura 2 descrie cele două coordonate.

Celula (Cell) reprezintă zona aflată la intersecţia dintre un rând şi o coloană. Celulele reprezintă spaţiul în care utilizatorul introduce direct valori de diferite tipuri sau prin intermediul funcţiilor.

Celula reprezintă cel mai de jos nivel la nivelul căruia utilizatorul efectuează prelucrări ale datelor. Fiecare celulă este identificată unic prin intermediul celor două coordonate: rând şi coloană. Aceste două valori definesc adresa celulei care are forma: [ID_Coloana][ID_Rând], unde:

• ID_Coloana – simbolul coloanei;
• ID_Rand – numărul rândului.

În cazul în care se realizează referiri de celule aflate în altă foaie de lucru decât cea curentă, identificarea acestora se face prin [ID_Foaie][ID_Coloana][ID_Rând], unde ID_Foaie reprezintă numele foii de lucru din care se citesc date.

De asemenea, sunt realizate selecţii de mai multe celule.

Prin intermediul celulelor se realizează selecţii de date, ce sunt apoi utilizate în formule. Tipurile de selecţii sunt:

– unitară; utilizatorul realizează selecţia unei singure celule;

– verticale; utilizatorul prelucrează date aflate în celule de pe o singură coloană; selecţia este definită de coordonatele celulei superioare şi a celei inferioare, având forma celula_superioară:celulă_inferioară;

– orizontale; sunt prelucrate date aflate în celule de pe acelaşi rând; selecţia este identificată de coordonatele celulei aflată la capătul din dreapta şi cele aflate la capătul din stânga; notaţia are forma celula_dreapta:celula_stânga;

– matriceale sau tabelare; datele necesare se găsesc în celule aflate pe mai multe rânduri şi mai multe coloane cu condiţia ca acestea să fie adiacente; tabelul format de aceste celule este identificat prin intermediul coordonatelor celulei aflate în stânga-sus şi de cele ale celulei aflate în dreapta-jos; notaţia are forma celula_stânga_sus:celula_dreapta_jos.

Figura 3 descrie tipurile de selecţii a celulelor.

În figura 4 este descrisă celula aflată la adresa B6.

În fiecare celulă, utilizatorul introduce de la tastatură sau din alte surse de date prin importarea lor, valori de diferite tipuri:

• valori numerice reale cu maxim 30 de zecimale;
• valori procentuale;
• texte;
• valori reprezentând date calendaristice sau intervale orare;
• valori contabile reprezentate în diferite valute;
• tipuri speciale de date: cod poştal, cod numeric personal, număr de telefon.

Avantajul oferit de aplicaţiile de calcul tabelar derivă din multitudinea de instrumente ce pot fi utilizate în realizarea de operaţii complexe, care să fie caracterizate de dinamism în actualizarea şi determinarea rezultatelor. Microsoft Excel permite definirea de formule care să fie asociate celulelor. Formula reprezintă o relaţie între una sau mai multe celule ce permite prelucrarea într-un mod definit de utilizator a valorilor acestora. Formulele sunt legate de celule, iar rezultatul obţinut prin efectuarea operaţiilor formulate se salvează în celula respectivă.

De exemplu, determinarea sumei dintre valorile a două celule, B1, respectiv B2, şi salvarea rezultatului în celula B4 se realizează prin parcurgerea paşilor:

1. Se selectează celula B4;

2. Se inserează în bara de formule relaţia = B1 + B2;

3. Se tastează Enter şi celula B4 ia valoarea sumei.

Realizarea unor calcule complexe în aplicaţiile de procesare a tabelelor se bazează pe construirea de formule ce conţin o serie de funcţii cu caracter: financiar, de timp şi dată, statistic, matematic şi trigonometric, logic, de căutare. Funcţiile reprezintă metode standard de prelucrare a datelor. Ele sunt predefinite şi sunt incluse în aplicaţie.