Prelucrarea datelor din registrul de lucru nu se rezumă doar la a aplica diverse funcţii şi formule care să conducă la rezultatele finale. Din cauza numărului mare de date incluse în foia de lucru, utilizatorul este nevoit să evidenţieze anumite zone de date astfel încât să faciliteze citirea şi înţelegerea ulterioară a acestora.

Aplicaţia Excel pune la dispoziţia acestuia o serie de instrumente prin intermediul cărora datele sunt formatate:

• evidenţierea anumitor zone prin folosirea culorilor de fond, culorilor pentru caractere, bordurilor;
• aranjarea valorilor în cadrul celulei prin aplicarea de efecte sau stabilind poziţia;
• regruparea celulelor prin compunere şi descompunere;
• utilizarea mai multor moduri de vizualizare a datelor prin separarea foii de lucru sau fixarea anumitor celule.

Majoritatea instrumentelor de formatare a celulelor se regăsesc pentru a uşura efortul de utilizare în bara de formatare.

Bara de instrumente pentru formatarea foii de lucru, descrisă în figura 1, conţine o serie de butoane ce permit:

1. selectarea tipului de caracter cu care sunt scrise datele în celule;
2. indicarea dimensiunii caracterelor;
3. aplicarea de efecte caracterelor: bold, italic şi subliniere;
4. poziţionarea informaţiilor din celule la stânga, la dreapta sau centrat;
5. îmbinarea şi centrarea celulelor selectate rezultând o singură celulă; prin intermediul acestei facilităţi este posibilă realizarea de structuri de tip tabel în care semnificaţia datelor să fie evidenţiată, conform figurii X;

6. inserarea în celulele selectate a unui simbol monetar şi interpretarea valorilor numerice ca fiind sume monetare;
7. interpretarea valorilor numerice ca reprezentând valori procentuale;
8. reprezintă valorile numerice prin afişarea acestora cu separatorul ( . ) la mii şi cu separatorul ( , ) pentru a include şi partea zecimală;
9. măreşte cu unu numărul de zecimale afişate pentru valoarea din celula curentă, respectiv, scade cu unu numărul de zecimale afişate pentru valoarea din celula curentă;
10. măreşte, respectiv scade indentul valorii faţă de marginea din stânga a celulei selectate;
11. afişează diferite borduri pentru celula curentă sau pentru selecţia de celule; prin deschiderea submeniului folosind simbolul săgeată aflat la dreapta butonului se pot alege mai multe formate de bordură;
12. stabileşte culoarea de fundal a celulelor selectate; culoare se alege din paleta de culori ce se găseşte în submeniul butonului;
13. stabileşte culoarea fontului din celula sau celulele selectate;
14. aplică diferite modele de autoformatare celulelor selectate; modelele se aleg din meniul AutoFormatare, descris în figura 3, ce se deschide la selecţia acestui buton;

15. deschide meniul de formatare a celulei; prin intermediul acestuia sunt setate:

• tipul valorilor: general, număr, simbol monetar, contabil, dată, oră, procentaj, fracţie, ştiinţific, text, special, particularizat; la valorile numerice se poate stabili numărul de zecimale şi dacă să fie afişat separatorul (.) pentru valori mari;
• alinierea valorilor în cadrul celulei;
• caracteristicile caracterelor, precum şi efectele ce pot fi aplicate acestora;
• bordura ce încadrează celula;
• modelul de fundal al celulei;
• protecţia şi ascunderea celulei;

16. măreşte, respectiv, micşorează dimensiunea fontului;
17. stabileşte modul de poziţionare a informaţiei în celulă;
18. stabileşte modul de aranjare a informaţiilor în foaia de lucru astfel încât aceasta să fie citită de la stânga la dreapta cum este în mod curent sau de la dreapta la stânga.