Aplicaţia permite utilizatorilor să aplice modele de formatare a celulelor în funcţie de valorile din acestea. Instrumentul de formatare condiţionată este activat din meniul aplicaţiei prin opţiunea Format → Conditional Formatting.
Descris în figura urmatoare, acesta permite inserarea a maximum trei condiţii de formatare automată a datelor din celule. Prin selectarea unei celule sau grup de celule se activează meniul formatării condiţionate şi se setează parametrii:
-
Se selectează criteriul de formatare pentru a verifica valoarea celulei sau pentru a analiza o formulă;
-
Dacă se verifică valoarea celulei, atunci se stabilesc relaţiile ce descriu această valoare;
-
Se definesc parametrii faţă de care se face verificarea; aceste sunt valori date de utilizator sau valori din celulele foii de lucru;
-
Se stabileşte formatarea prin alegerea tipului de caracter, culoare celulă şi bordură;
-
Se adaugă alte condiţii.
Formatarea condiţionată este utilă în cazurile în care celulele din foaia de lucru sunt prelucrate prin intermediul formulelor, iar utilizatorul urmăreşte să evidenţieze anumite situaţii în funcţie de rezultatul operaţiilor.
Se consideră lista de agenţi de vânzare a unei firme pentru care s-a înregistrat suma obţinută de aceştia timp de o lună. Datele din foia de lucru sunt prelucrate pentru a obţine cuantumul procentual al fiecărui agent din totalul vânzărilor, iar celule rezultat sunt formatate condiţionat prin identificarea situaţiilor: vânzări sub 5% şi mai mari decât această valoare.
Figura urmatoare descrie rezultatele obţinute în foia de lucru.
Ştergerea tuturor formatărilor aplicate unei celule sau unei selecţii de mai multe celule se realizează prin comanda meniului aplicaţiei Edit → Clear → All