Aplicaţia Excel pune la dispoziţia utilizatorului un instrument de validare a conţinutului celulelor astfel încât acesta să fie atenţionat în cazul în care introduce o valoare invalidă, adică o valoarea care nu corespunde unor reguli definite de acesta.
Caracterul sensibil al unor informaţii şi repercusiunile pe care le au greşelile asupra rezultatelor analizelor impun implementarea acestei facilităţi. Obiectivul urmărit este de a proteja acele celule în care se trec valori ce trebuie să corespundă unor ipoteze definite pe baza:
- relaţiilor din mediul economico-social al problemei; de exemplu vârsta unui angajat nu trebuie să fie mai mică decât 18 sau mai mare decât 80; într-o celulă se inserează valori aflate într-o lista predefinită;
- ipotezelor matematice de realizare a unor operaţii; nu se poate realiza împărţirea la valoarea zero.
Validarea conţinutului unei celule, figura 1, se realizează prin:
- selectarea celulei;
- deschiderea submeniului de validare prin selectarea opţiunii Data → Validation din meniul aplicaţiei Excel;
- iniţializarea setărilor procesului de validare prin definirea tipului de dată validată şi stabilirea relaţiilor de verificat;
- stabilirea mesajului de întâmpinare a utilizatorului ce va fi afişat înainte ca acesta să introducă valori;
- editarea textului de avertizare, figura X1, în cazul în care nu s-au respectat regulile.
Figura 2 descrie situaţia în care se validează celula reprezentând numărul de invitaţii oferite la prezentarea unui spectacol. Valoarea inserată în această celulă nu trebuie să depăşească numărul de locuri disponibile în balconul sălii de spectacol, aflat în celula C8.
În cazul în care valoarea introdusă nu este validată, utilizatorul este avertizat prin intermediul ferestrei din figura 3.
